Документооборот тсж

Содержание

Перечень обязательных документов для ТСЖ жилого дома

Документооборот тсж

Сегодня сложно представить себе многоквартирный дом, делами которого никто не занимается. Особенно это касается районов новой застройки.

Как правило, еще на этапе строительства дома его будущим жителям становится известно название управляющей компании.

В домах старой постройки такая опция не всегда доступна, поэтому жильцы сами создают товарищество собственников жилья для грамотного управления домом.

Юрлицо по правилам

Какие документы должны быть в ТСЖ на многоквартирный жилой дом?

Организация регистрируется как юридическое лицо, деятельность которого регулируется Жилищным кодексом России.

Соответственно, у него, как у любого юрлица, есть нормативные документы, на которых основана вся деятельность.

Перечень нормативно-правовых документов:

– Устав, в который могут вноситься изменения и дополнения. – Свидетельство о занесении в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). – Свидетельство на право использования земельного участка, на котором стоит дом. – Справка о постановке на учет в налоговую инспекцию.

– Справка о постановке на учет в фонд обязательного медстрахования, Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. – Справка из Государственного комитета статистики о присвоении кодов ОКПО, ОКОПФ или ОКАТО. – Банковская справка с реквизитами расчетного счета и пр. – Протокол общего собрания жильцов о создании товарищества.

– Протокол счетной комиссии о подсчете при создании ТСЖ на собрании собственников жилья в многоквартирном доме.

– Решение собственников квартир о создании объединения, принятое на общем собрании жильцов.

Как у любой организации товариществу необходимо иметь свою печать.

Вся документация, протоколы и журналы оформляются в строгом порядке: заверены печатью, прошиты, пронумерованы и подписаны председателем правления.

Много не бывает

Кроме уставных документов, объединение жильцов обязано иметь внутреннюю и техническую документацию.

К внутренней можно отнести следующее:

– список членов ТСЖ, в котором должны быть указаны как непосредственно состоящие в товариществе собственники жилья, так и жильцы, которые в него не входят;

– договора с каждым членом на оказание услуг;

– штатное расписание ТСЖ;

– лицевые счета владельцев квартир;

– бухгалтерская документация для ведения деятельности.

Список технической документации состоит, в основном, из правоустанавливающих документов на здание и землю под ним:

– акт государственной комиссии по приемке здания в эксплуатацию;

– техпаспорт, который раз в пять лет необходимо обновлять;

– паспорт домовладения;

– свидетельство о внесении в реестр собственности;

– свидетельство на право собственности на нежилые помещения дома;

– экспликации и поэтажные планы здания;

– графики эксплуатационной ответственности и балансовой принадлежности по ресурсам;

– договор на аренду земельного участка, оформленный в местном регулирующем органе власти.

Право имею

Какие документы товарищество обязано предоставлять собственникам

Собственники квартир могут на законных основаниях потребовать для ознакомления устав и свидетельство о госрегистрации, чтобы убедиться, что организация оформлена должным образом.

Кроме того, они имеют право посмотреть на бухгалтерскую и финансовую отчетность, информацию о проверках аудиторов, а также сметы. В случае возникновения вопросов председатель правления или уполномоченное им лицо (например, бухгалтер) обязано жильцам все разъяснить.

Безусловно, владельцы квартир могут прочитать все протоколы заседаний членов и заседаний правления, включая документы об итогах ания.

Последними могут быть бюллетени для ания, решения собственников помещений по вопросам, вынесенным на ание и т.д.

Ну и, конечно, жильцы многоквартирного дома могут свободно ознакомиться со всеми техническими документами на здание, в котором живут. Для того, чтобы узнать всю эту информацию, достаточно подать в ТСЖ письменный запрос с исходящим номером.

Справочная на проводе

Помимо заботы о проживающих на вверенной товариществу территории дома, оно также занимается и выдачей жильцам необходимых им справок.

Эту банальную, но важную для всех собственников квартир, работу должен выполнять специально закрепленный в штатном расписании сотрудник. Как правило, это паспортист или делопроизводитель паспортного стола.

Справки выдаются двух видов:

– о прописанных в квартире людях;

– о составе семьи.

Последние просты в изготовлении, поэтому предоставляются практически сразу после обращения. Они нужны, чтобы, например, записать ребенка в детский сад или школу, а также для различных социальных учреждений.

Подготовка справок о прописке занимает три дня. Там может быть предоставлена более широкая информация о проживающих в конкретной квартире, включая тех, кто по разным обстоятельствам не снят с учета.

Такую справку берут, если необходимо подать сведения в регистрационную палату, например, при сделке с имуществом. Или справку требует банк, что оформить квартиру в качестве объекта залога, например.

Все справки выписываются исключительно на основе записей в поквартирной книге.

Самое главное

Один из основных деятельности товарищества — это, конечно, сбор средств за пользование ресурсами многоквартирного дома. Этот сбор осуществляется посредством самых разнообразных квитанций. Перечислим основные из квитанций ТСЖ:

– квитанция об оплате коммунальных услуг. Ежемесячно ее получает каждый житель дома с указанием срока, в который нужно погасить набежавшую за пользование благами цивилизации сумму;

– квитанция об оплате паркинга. В домах новой застройки, как правило, существует своя подземная или наземная парковка, место в которой жильцы могут купить или арендовать. За содержание машиноместа на такой парковке ТСЖ взимает установленную плату;

– квитанция на оплату охранных услуг. В домах бизнес- или элит-класса для охраны территории часто нанимается ЧОП. В эконом- и комфорт-классе эти функции может выполнять консьерж;

– квитанция на оплату членского взноса ТСЖ. Вручается собственнику квартиры при вступлении в товарищество;

– квитанции на оплату целевых взносов для решения вопросов по управлению домом.

У всех квитанций, как правило, есть типовые бланки, оформлением которых занимается штатный бухгалтер. Выдавать их можно только предварительно заключенного между жильцом и товариществом договора на оказание услуг.

Квитанции на целевые взносы также должны иметь под собой подписанный с подрядчиком договор на проведение работ или оказание услуг.

У всех квитанций, как правило, есть типовые бланки, оформлением которых занимается штатный бухгалтер. Выдавать их можно только предварительно заключенного между жильцом и товариществом договора на оказание услуг.

Квитанции на целевые взносы также должны иметь под собой подписанный с подрядчиком договор на проведение работ или оказание услуг.

Ни один документ не может быть выдан ТСЖ без закрепления его в том или ином виде в договорах. Оплата вступительного взноса происходить на основании устава, где прописаны его размер и форма оплаты.

Все учтено

Таким образом, документооборот хоть и обширен, но строго определен законодательством.

Собственники жилья, которые сомневаются в правильном функционировании своего объединения, вправе запросить его проверку и, впоследствии, избрать новое, если деятельность текущего будет признана неправомерной.

Ремонт своими руками

Источник: https://www.webohrannik.ru/vseokomynalke/perechen-obyazatelnykh-dokumentov-dlya-tszh-zhilogo-doma.html

Электронный документооборот и СЭД для товарищества собственников жилья (ТСЖ) #документооборот #СЭД #ECMJ

Документооборот тсж

К нам на сайт часто поступают вопросы о различных сферах применения электронного документооборота.  Вот, например, недавно мы получили вопрос от читателя:

Здравствуйте! Хотелось бы рассмотреть возможность создания СЭД для ТСЖ. Реально это? Насколько это будет затратно? Какие существуют программные и организационные решения для этого?Как можно, и возможно ли, организовать в ТСЖ с учетом ограниченности денежных средств, которые поступают от собственников жилых помещений.

Определим понятия

Для полного рассмотрения вопроса перевода документации ТСЖ в электронный вид определим, что же такое ТСЖ? По организационно-правовой форме ТСЖ – некоммерческая организация.

Согласно статье 135 Жилищного кодекса РФ (далее – ЖК РФ) товариществом собственников жилья (далее – ТСЖ) признается вид товариществ собственников недвижимости, представляющий собой объединение собственников помещений в многоквартирном доме для:

●    совместного управления общим имуществом;

●    обеспечения владения, пользования и распоряжения в установленных законодательством пределах;

●    осуществления деятельности по созданию, содержанию, сохранению и приращению имущества;

●    предоставления коммунальных услуг лицам, пользующимся в соответствии с настоящим Кодексом помещениями в данных многоквартирных домах или данными жилыми домами;

●    осуществления иной деятельности, направленной на достижение целей управления многоквартирными домами либо на совместное использование имущества.

Товарищество собственников жилья является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, имеет печать со своим наименованием, расчетный и иные счета в банке, другие реквизиты.

Статья 138 Жилищный кодекс РФ определяет обязанности ТСЖ, в которые, в частности, входит:

●    управление многоквартирным домом;

●    обеспечение соблюдения прав и законных интересов собственников помещений в многоквартирном доме;

●    представление законных интересов собственников помещений в многоквартирном доме, связанных с управлением общим имуществом в данном доме, в том числе в отношениях с третьими лицами;

●    ведение реестра членов товарищества (необходимо ежегодно в течение первого квартала текущего года направлять копию этого реестра в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, указанные в части 2 статьи 20 ЖК РФ);

●    представление в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в течение трех месяцев с момента государственной регистрации внесенных в устав товарищества изменений заверенных председателем товарищества и секретарем общего собрания членов товарищества копию устава товарищества, выписку из протокола общего собрания членов товарищества о принятии решения о внесении изменений в устав товарищества с приложением заверенных председателем товарищества и секретарем общего собрания членов товарищества копий текстов соответствующих изменений.

Документы в деятельности ТСЖ

В ходе своей деятельности ТСЖ формирует и работает с большим количеством документов, разделим все документы на группы по их назначению:

●    Учредительные документы;

●    Договорные документы;

●    Организационно-распорядительные документы;

●    Кадровые документы;

●    Документы бухгалтерской и налоговой отчетности;

●    Официальная переписка.

Учредительные документы

К учредительными документам отнесем все те, что необходимы для государственной регистрации юридического лица:

●    заявление о государственной регистрации (составляется по форме Р11001);

●    протокол общего собрания собственников многоквартирного дома о принятии решения о создании ТСЖ, об утверждении Устава ТСЖ и избрании правления ТСЖ;

●    учредительные документы (устав) юридического лица (предоставляются в двух экземплярах);

●    документ об уплате государственной пошлины.

Статья 9 Федерального закона от 08.08.2001 года №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» документы в регистрирующий орган могут быть направлены в форме электронных документов, подписанных ЭП с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

В рассматриваемом нами случае работы ТСЖ данная информация может понадобится в случае необходимости внесения изменений в учредительные документы.

Договоры, соглашения

Договорные документы ТСЖ можно вести в электронной форме согласно гражданскому законодательству РФ.

Согласно статье 434 Гражданского кодекса РФ(далее – ГК РФ) договоры заключаются в письменной форме, в том числе и путем обмена документамипосредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, а статья 160 ГК РФ предоставляет право использовать при совершении сделок разных видов подписи: электронной, факсимильной либо иного аналога собственноручной подписи.

Как раз электронная подпись в таком случае и будет являться гарантом однозначного определения авторства и неизменности электронного документа. Кроме того, заключение договоров в электронной форме на данный момент довольно часто встречается, в связи с чем существует достаточно практики для того, чтобы избежать возможных негативных последствий.

Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы в случае с ТСЖ, возможно, и не нуждаются в переводе в электронную форму. Наиболее подходящим вариантом здесь можно назвать издание таких документов в бумажной форме, и дальнейшее их занесение в случае необходимости в информационную систему.

Связано это с тем, что при распространении таких документов среди собственников жилья приоритетным способом распространения будет опубликование их в местах общего пользования на бумажном носителе.

Также в рамках данного вопроса можно коснуться процесса согласования таких документов. В случае перевода документации в электронную форму процесс согласования оптимизируется.

Особенно заметным это бывает на примере документооборота больших объемов.

Документацию ТСЖ также можно будет согласовывать (при необходимости) в электронной форме, в том числе подписывать, но с последующим распечатыванием для распространения.

Кадровая документация

Использование кадровых документов в электронной форме долгое время ставилось под вопрос, да и сейчас урегулировано частично. В Трудовом кодексе РФ существует целая глава, посвященная оформлению отношений между работодателем и дистанционным работником. В случае с ТСЖ данные нормы трудового законодательства не подойдут.

Исходить нужно из целесообразности перевода кадровой документации ТСЖ в электронный вид. Рассмотрим ряд причин желании организации перевести кадровые документы в электронный вид.

Во-первых, это большой объем кадровой документации. Думаем, что ТСЖ не располагает большим объемом кадровой документации по объяснимым обстоятельствам.

Во-вторых, это большое количество сотрудников, работу с которыми необходимо оптимизировать. Эта причина также отпадает.

И наконец, хранение кадровых документов.

Это как раз тот случай, когда иметь дело с документами на бумажном носителе надежнее, ведь вопрос хранения электронных документов, а тем более столь длительных сроков (пп. а и пп. б п.

695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 года №558 сроки хранения составляют 75 лет) все еще открыт.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Ehlektronnyjj-dokumentooborot-i-SEhD-dlja-tovarishhestva-sobstvennikov-zhilja-TSZh.aspx

Документооборот в ТСЖ

Документооборот тсж

Обязательными документами, которые оформляются в ходе работы ТСЖ, являются следующие:

  • устав ТСЖ;
  • свидетельство о том, что товарищество внесено в Единый государственный реестр юридических лиц;
  • временное свидетельство о пользовании землей;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • извещение страхователю о Фонде социального страхования и Пенсионном фонде;
  • письмо о присвоении кодов: ОКОПФ/ОКФС, СОАТО, ОКОНХ, СООГУ, а также ОКПО;
  • угловой штамп и печать;
  • чековая книжка;
  • паспорт на лифты в случае их наличия в доме;
  • протоколы о проведенных общих собраниях членов товарищества;
  • протоколы заседаний членов правления товарищества;
  • список членов ТСЖ;
  • технический паспорт дома и паспорт домовладения;
  • договоры на представление коммунальных и других услуг, а также на санитарное и техническое обслуживание дома;
  • техническая документация, а именно схемы планировки, внутридомовые инженерные сети;
  • входящая и исходящая переписка ТСЖ;
  • бухгалтерская и финансовая документация.

Договоры можно разделить на две основные группы. Первая группа договоров – проведение обслуживания, вторая – осуществление управления. Основное отличие данных договоров заключается в том, что касаемо первой группы обязательства по обеспечению жильцов коммунальными услугами берет на себя компания.

Если же говорить о второй группе договоров, то компания полноправно может принимать решения и распоряжаться денежными средствами. При заключении договоров могут возникать некоторые сложности, которые сводятся к тому, что компании, которые предоставляют коммунальные услуги – монополисты.

Они же в свою очередь не изъявляют никакого желания передавать права на перепродажу своих услуг управляющим организациям, в данном случае ТСЖ.

Для проведения общего собрания необходимы следующие документы:

  • смета доходов;
  • смета расходов;
  • отчет о выполненной смете доходов и расходов;
  • финансовый план;
  • отчет о выполненном финансовом плане;
  • отчет о деятельности правления;
  • отчет об использовании специальных фондов;
  • отчет по деятельности правления;

Рано или поздно в любой действующей организации наступает момент, когда необходимо привести всю документацию в порядок. В противном случае возможно возникновение различных проблем.

В настоящее время одним из методов обеспечения прозрачности в управлении различными процессами является электронный документооборот.

С его помощью можно создать электронный архив, состоящий из полного цикла работ с различными документами.

Статьи о видах договоров в ТСЖ

  • Особенности разновидностей договоров в ТСЖ
  • Решение инициативной группы о проведении собрания собственников и выборе способа управления многоквартирным домом
  • Извещение о проведении общего собрания
  • Протокол общего собрания
  • Бюллетень заочного ания
  • Заявление о вступлении в товарищество собственников жилья
  • Системы электронного документооборота
  • В п. 5 ст. 155 ЖК РФ не предусматривается заключение с членами ТСЖ каких-либо договоров, однако в п. 4 Правил предоставления коммунальных услуг гражданам установлено, что коммунальные услуги должны предоставляться всем гражданам на основании договоров, в которых содержатся условия о предоставлении коммунальных услуг.

    Они заключаются между собственником и исполнителем жилого помещения в соответствие с законодательством РФ. При составлении договоров на предоставление таких услуг, как водоснабжение, электроснабжение, обслуживание, управление в многоквартирном доме и т.д. обычно происходит дублирование соответствующих правил.

    Именно эти правила позволяют регулировать порядок предоставляемых коммунальных услуг, при этом, исключается свобода выбора условий между сторонами. На усмотрение сторон остаются лишь тарифы на предоставляемые услуги и то с большой долей условности.

    Тарифы же устанавливаются в ходе проведения общего собрания членов ТСЖ и зависят от организаций, которые снабжают теми или иными ресурсами.

    Шаблоны договоров

  • Договор электроснабжения
  • Договор водоснабжения и водоотведения
  • Договор о горячем водоснабжении и теплоснабжении
  • Договор на оказание услуг по содержанию и ремонту общего имущества многоквартирного дома
  • Договор управления многоквартирным домом
  • Договор на обеспечение предоставления услуг по обслуживанию многоквартирного дома
  • Договор на проведение работ по техническому обслуживанию системы противопожарной сигнализации
  • Документы, которые необходимы для оформления земельного участка в ТСЖ:

    • устав ТСЖ;
    • документ об избрании лица, которое представляет интересы членов ТСЖ;
    • документ об уплате госпошлины в размере 100 руб. с каждого собственника;
    • кадастровый план земельного участка, с расположенным на нем многоквартирным домом;
    • документы о формировании земельного участка;
    • документы, которые подтверждают наличие помещений у собственников.

    В извещении о проведении общего собрания ТСЖ указывается следующее:

    • данные о лице, которое инициировало собрание;
    • форма, в которой проводится собрание;
    • дата, время и место проведения собрания;
    • порядок, в котором можно ознакомиться с информацией по данному мероприятию, а также место и адрес, где с ней можно будет ознакомиться;
    • повестка собрания.

    Если на собрании членов ТСЖ отсутствует кворум, то в соответствие с законом проводить ание можно в заочной форме.

    В бюллетене заочного ания товарищества должна быть указана информация о повестке дня собрания, после которого проводится ание, дата окончания и подсчет , также указывается место, куда отправляется заполненный бланк.

    В бюллетень также нужно внести сведения об участнике ания, а также документе, подтверждающем его право собственности и его решения.

    Документы для оформления земельного участка

  • Извещение о проведении общего собрания по вопросу оформления земельного участка
  • Бюллетень заочного ания по вопросу оформления земельного участка
  • Решение инициативной группы относительно оформления земельного участка
  • правилах оформления документов в ТСЖ и ЖКХ

    Особенности бухучета ТСЖ и ЖСК

    Отражение коммунальных платежей

    Смета расходов ТСЖ и ЖСК

    Источник: http://youhouse.ru/dokument/

    Делопроизводство в ТСЖ

    Документооборот тсж

    Как известно органами управления и контроля в ТСЖ являются общее собрание собственников помещений многоквартирного дома, общее собрание членов ТСЖ, правление товарищества, председатель правления ТСЖ и ревизионная комиссия (ревизор). Документирование управленческой деятельности товарищества требует ведение своего делопроизводства.

    Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны «как порох всегда быть сухими» и в любой момент могут востребоваться по любым основаниям.

    Как добиться учета и прохождение документов товарищества, их исполнения рассматривает председатель совета Ассоциации ТСЖ «Центр» Лев Матеров.

    Документирование управленческой деятельности товарищества собственников жилья осуществляется на основе действующих обще-государственных нормативно-методических материалов.

    Само делопроизводство в товариществе просто необходимо «как воздух» для управленческой деятельности ТСЖ.

    И начинать его надо сразу, как только в многоквартирном доме образуется инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.

    Первый протокол заседания инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.

    Инициативная группа должна обратиться к жителям дома с обращением, почему она хочет выбрать тот или иной способ управления жилым домом, провести анкетирование жителей с целью определить, что за контингент собственников, нанимателей, арендаторов проживает в доме, а также получить предложения от жителей кандидатур для будущего правления товарищества, комитетов и комиссий ТСЖ, в состав ревизионной комиссии и т.д. Все это пригодится при подготовке и проведении учредительного собрания и все это требует документального оформления и подтверждения.

    Кроме того, инициативная группа несет известные денежные расходы по созданию и регистрации товарищества собственников жилья, которые потом будут разложены на всех собственников – членов товарищества пропорционально занимаемой площади.

    Их придется подтверждать на основании принятого устава ТСЖ, а затем утверждать на общем собрании членов товарищества. Отчитываться придется перед собственниками помещений многоквартирного дома за каждую потраченную копейку.

    Так, что любые расходы должны быть подтверждены документально: чеками, договорами, описями сбора средств с подписями собственников помещений и т.д.

    Часть расходов жители могут компенсировать своими возможностями: у кого-то есть компьютер и принтер, кто-то имеет ксерокс, у кого-то есть возможность размножить материалы на работе и т.д.

    И все это нужно учитывать инициативной группе, чтобы потом не выяснять отношения с теми или иными собственниками дома.

    Поэтому ведение делопроизводства с самого начала позволяет в будущем избежать множества конфликтов в многоквартирном доме.

    В случае выбора способа управления многоквартирном домом в виде ТСЖ, правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам.

    Инструкция по ведению делопроизводства утверждается решением правления товарищества и устанавливает общие требования к документированию деятельности и организации работы с документами в товариществе собственников жилья.

    Ответственность за организацию делопроизводства в правлении товарищества, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается уставом товарищества на председателя правления.

    А председатель правления назначает из состава избранного коллегиального органа управления, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов и в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления ТСЖ с нормативными и методическими документами.

    При незначительном численном составе правления функции по ведению делопроизводства возлагаются на председателя правления. При уходе члена правления или работника в отпуск, выбытии в командировку, по болезни или увольнении имеющиеся у него документы по указанию председателя правления передаются другому члену правления или сдаются председателю правления.

    Права, обязанности и ответственность лиц, отвечающих за ведение делопроизводства в товариществе, определяются их должностными инструкциями, а также соответствовать ГОСТу 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

    Основные виды документов товарищества и их реквизиты должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Некоторые ТСЖ имеют свою эмблему или «товарный знак». Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документах товарищества должно соответствовать вышеперечисленным ГОСТам.

    Оформленные в соответствии с этим ГОСТом документы товарищества имеют юридическую силу и могут быть использованы в качестве аргументов в судах общей юрисдикции или арбитражном суде г.Москвы.

    Наименование товарищества собственников жилья указывается в точном соответствии с его Уставом. Оно может располагаться в левом верхнем углу документа или сверху по-середине. Часто названия товарищества на собраниях предлагаются собственниками одни и те же.

    Так, наиболее часто повторяются названия из действующих ТСЖ «Наш дом» или название улицы, где расположен жилой дом, например «Арбат». В результате приходится иногда искать адрес товарищества по всему городу, а на почтовый адрес, например, ТСЖ «Арбат» может придти вся корреспонденция по этой улице.

    Поэтому, чтобы не было повторений, лучше включать в название почтовый адрес: ул.Профсоюзная д. 46, корпус 2.

    Сокращенное название такого товарищества будет ТСЖ «Профсоюзная 46-2». Тогда уж точно вас ни с кем никто не спутает.

    Название вида документа должно соответствовать табелю унифицированных форм документов, а заголовок к тексту документа должен соответствовать краткому изложению содержания документа товарищества.

    Он должен быть максимально кратким. Точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

    Например, приказ (о чем?) о назначении главного бухгалтера ТСЖ, карточка (чего?) движения основных средств товарищества.

    Датой документа товарищества является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества) – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения.

    Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ.

    Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата.

    Так, например, датой создания ТСЖ (по закону о государственной регистрации юридических лиц …) является не дата проведения общего собрания собственников помещений многоквартирного дома по выбору способа управления домом, а дата регистрации товарищества в качестве юридического лица в налоговой инспекции № 46 г. Москвы и т.д.

    Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год (например, 24.06.2005 г.).

    Источник: https://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/107/15989/

    Документы для ТСЖ: какие нужны для деятельности

    Документооборот тсж

    ТСЖ представляет собой некоммерческую организацию. Ее деятельность основана на нормах действующего гражданского и жилищного законодательства.

    Также деятельность данного юридического лица ведется в соответствии с его внутренними документами, поэтому при оформлении такой документации следует ответственно подойти к этому вопросу.

    Жильцы в многоквартирном доме, которые желают создать товарищество собственников жилья, должны знать какой перечень необходимых документов нужен для его формирования и осуществления хозяйственной деятельности.

    Комплект бумаг для создания организации

    Какая документация необходима для ведения деятельности товарищества владельцев жилых помещений? В первую очередь необходимо ознакомиться с документами для создания и регистрации данного юридического лица.

    • Прежде всего, основным документом для организации ТСЖ является его Устав. Согласно законодательству, его целью является регулирование деятельности товарищества, установления главных целей и задач этого объединения граждан, и принципы его деятельности.
    • Свидетельство о постановке на учет юр. лица в налоговом органе и свидетельство о его гос. регистрации. Такие бумаги подтверждают факт уведомления налоговой службы и органом местного самоуправления о том, что товарищество владельцев квартир создано и несет обязанность по уплате налогов.
    • Справка о включении организации в реестр государственных внебюджетных фондов. Такой документ удостоверяет право на предоставление различных субсидий и мер поддержки.
    • Протоколы общего собрания собственников помещений дома, на которых было принято решение о формировании ТСЖ, утверждении Устава объединения, избрании председателя и членов правления и др.
    • Протоколы заседаний членов правления товарищества (если такие заседания уже проводились).
    • Документы из банка об открытии счета некоммерческой организации, поскольку она обязана хранить деньги собственников жилья на специальном счете.
    • Приказ об использовании оттиска печати организации также должен иметься в наличии.
    • Карточки с образцами подписей.

    Важно помнить, что указанные документы должны храниться в офисе товарищества с момента создания товарищества и начала ведения его деятельности. Именно данные бумаги служат началом эффективного управления ТСЖ подконтрольным многоквартирным домом и содержания общего имущества.

    Однако, вышеуказанная документация не является исчерпывающей. Все бумаги, имеющиеся в организации, делятся на несколько категорий, в частности:

    1. Договоры, заключаемые товариществом (выполнения работ, оказания услуг, подряд и т.д.)
    2. Акты на многоквартирный жилой дом.
    3. Кадровые бумаги (трудовые договоры, штатные расписания и др.).
    4. Внутренние локальные документы, принятые в товариществе.
    5. Бухгалтерская документация.
    6. Прочие акты, которые важны при осуществлении ТСЖ его функций.

    Документы для регистрации

    Чтобы зарегистрировать организацию необходимо подготовить следующий комплект бумаг:

    Заявление по форме № Р11001о государственной регистрации юридического лица при создании
    Устав товариществасостоящий из основной информации о доме, правах и обязанностях товарищества, выбранных членов правления (заверяется у нотариуса) в двух экземплярах
     Протокол об избрании председателя правленияквитанция об уплате госпошлины за процедуру регистрации организации
    Протокол общего собрания, в котором указаны результаты ания и выбранный большинством способ правленияЕсли документы подает представитель, то нужна доверенность

    Какие документы являются обязательными

    К обязательным бумагам следует причислить акты на жилой дом. Поскольку нельзя выполнять деятельность по эксплуатации здания, не имея информации о его технических характеристиках.

    К документации на многоквартирный дом относятся технические и другие документы, предусмотренные законом и удостоверяют факт приемки выполненных работ, итогах обследования инженерных сетей, кадастровая документация, план участка земли, на котором расположен дом, выписка из ЕГРН, и прочие бумаги, характеризующие состояние недвижимого имущества.

    К обязательным бумагам относится Реестр членов ТСЖ, обязанность проведения которого закреплена в ст. 138 ЖК РФ.

    Поскольку в ходе осуществления своей деятельности организация взаимодействует с обслуживающими компаниями, поставщиками коммунальных ресурсов, то к данной группе следует отнести гражданские договоры, заключаемые товариществом собственников жилых помещений (договоры с банками, подрядными организациями, ресурсоснабжающими компаниями, бухгалтерами, юридическими фирмами и т.д.)

    В список обязательных документов включаются также кадровые акты:

    1. Должностные инструкции;
    2. Трудовые договоры;
    3. Штатное расписание;
    4. Приказы руководства ТСЖ;
    5. Трудовые книжки сотрудников;
    6. Карточки работников с персональными данными;
    7. Личные сведения;
    8. Графики отпусков;
    9. Документы о выполнении требований охраны труда.
    10. Табель учета рабочего времени.
    11. Ведомости графиков смен, дежурств и др.

    Важно знать, что в течение своей деятельности товариществом принимаются разнообразные локальные документы. Она должны соблюдаться в ходе работы сотрудниками ТСЖ и владельцами квартир в обслуживающем доме. В качестве примером локальных актов можно привести:

    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение об оплате труда и премировании работников;
    • инструкция по делопроизводству;
    • положение по учету и хранению персональных данных работников организации;
    • другие приказы и распоряжения правления.

    Документацию, относящаяся к бухгалтерской, также необходимо хранить в товариществе собственников жилья. К бухгалтерским и финансовым бумагам следует причислить:

    1. Первичные бухгалтерские документы;
    2. Финансовые планы предприятия;
    3. Рабочий план счетов;
    4. Регистры бухгалтерского учета организации;
    5. Финансовая отчётность;
    6. Результаты аудиторских проверок;
    7. Другие акты, установленные ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Дополнительные бумаги

    К дополнительным или прочим бумагам, которые зачастую могут вестись в ТСЖ, не являются обязательными для предоставления аудиторам при проведении проверки, муниципальным или надзорным жилищным органам.

    Правление товарищества самостоятельно решают нужно ли хранить такие документы. Но, если учет таких документов выполняется надлежащим образом, то это является преимуществом данной некоммерческой организации.

    К таким документам в ТСЖ можно отнести:

    • Книга учета фактов хозяйственной деятельности;
    • Журнал регистрации актов (ведется в форме таблицы);
    • Журнал учета материальных ценностей, сданных на хранение;
    • Книга учета актов, имеющихся на балансе товарищества;
    • Журнал для регистрации жалоб жильцов дома (указываются дата, номер жалобы, ФИО заявителя, а также суть жалобы).
    • Журналознакомления владельцев жилья с локальными и иными документами объединения.

    В конкретном товариществе собственников помещений могут существовать и другие бумаги, которые ведутся в данной организации.

    Кто организует документооборот?

    Если в ТСЖ многоквартирного дома имеется должность бухгалтера, то отвечает за документооборот, оформления финансовой документации, ее учет и хранение лежит именно на данном лице.

    В случае управления товариществом несколькими домами, его штат может предусматривать должность специалиста отдела кадров (менеджера по делопроизводству и персоналу), который также будет отвечать за документацию.

    Когда товарищество жильцов обслуживает один многоквартирный дом, то такие функции возложены непосредственно на председателя ТСЖ и членов его правления.

    Следует помнить, что в любом товариществе ответственность за ведение и сохранность важных документов установлена в его Уставе.

    Кому предоставляется документация?

    На товариществе лежит обязанность по своевременному ознакомлению собственников квартир с бумагами, определяющими принципы деятельности данной организации.

    Правление ТСЖ обязано предоставить необходимую документацию местной администрации по месту регистрации указанного юридического лица для проверки. Также товарищество обязано предоставить финансовую и бухгалтерскую отчетную документацию в налоговую службу для проверки правильности начисления налогов.

    Кроме того, данная некоммерческая организация должна передать все необходимые бумаги в случае проведения проверки Жилинспекцией или органами прокуратуры для проведения проверки.

    В завершение следует отметить, что председателю или правлению ТСЖ нужно внимательно относиться к учету важных документов организации, в противном случае, если произойдёт внезапная проверка надзорных органов, то к организации могут быть применены меры административной или иной ответственности.

    Следует бережно относиться к документообороту в товариществе владельцев жилья, так как от этого зависит эффективная деятельность этого юридического лица. Если сотрудниками ТСЖ не обеспечивается надлежащий учет и хранение документов, то нормальная работа организации может быть полностью сорвана.

    Кому жаловаться на ТСЖ, образец жалобы в Жилищную инспекцию, смотрите здесь.

    : Документы для создания ТСЖ, подготовка собрания: 

    Загрузка…

    Источник: https://ipoteka-nedvizhimost.ru/dokumenty-dlya-tszh/

    Какие документы ТСЖ обязано предоставить по запросу собственника

    Документооборот тсж
    Какие документы ТСЖ обязано предоставить по запросу собственника

    Жители хотят знать, как осуществляется управление их домом и обращаются в ТСЖ с просьбами предоставить документы для ознакомления с нужной им информацией. Но товарищества не всегда отвечают согласием и зря так делают. Читайте, с какой информацией ТСЖ обязано ознакомить собственника помещения в МКД по его запросу.

    Как создать товарищество собственников недвижимости

    Почему собственники имеют право знакомиться с документами ТСЖ

    Собственники помещений в МКД и члены товарищества обращаются в ТСЖ с просьбой предоставить информацию о том, какие работы по дому выполнялись, а какие запланированы, как расходуются их средства. Не всегда в ответ на письменные запросы жителей ТСЖ предоставляют нужные документы.

    Иногда они мотивируют это тем, что информацию товарищество должно предоставлять только его членам. Это неверная позиция. Право знакомиться с документами есть как у членов ТСЖ, так и остальных собственников помещений в МКД. Перечень таких документов указан в ст. 143.1 ЖК РФ:

    • устав товарищества;
    • свидетельство о государственной регистрации товарищества;
    • реестр членов товарищества;
    • бухгалтерская отчётность товарищества: сметы доходов и расходов, отчёты об их исполнении и аудиторские заключения при их наличии;
    • заключения ревизионной комиссии товарищества;
    • документы, подтверждающие права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;
    • протоколы общих собраний членов товарищества, заседаний правлений и ревизионной комиссии;
    • документы, подтверждающие итоги общего собрания членов товарищества: бюллетени для ания, доверенности на ание или их копии;
    • решения собственников помещений в МКД, подтверждающие итоги общих собраний собственников;
    • техническая документация на многоквартирный дом;
    • иные, связанные с управлением МКД документы;
    • предусмотренные ЖК РФ, уставом товарищества и решениями общего собрания членов товарищества внутренние документы.

    Узнайте, можно ли обязать собственника помещения в МКД вступить в ТСЖ

    Что будет, если не ТСЖ предоставит документы по запросу

    В случае отказа товарищества предоставлять документы, собственник помещения в МКД имеет право обратиться в суд или прокуратуру.

    Если прокуратура выявит нарушения, она может возбудить дело об административном правонарушении по ст. 5.39 КоАП РФ за отказ в предоставлении информации. Штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей получит должностное лицо, председатель правления ТСЖ.

    Также жители имеют право обращаться в суд сразу, минуя прокуратуру. Суды принимают разные решения в зависимости от материалов дела. Рассмотрим несколько таких дел.

    ПП РФ № 331: правила раскрытия информации для УО и ТСЖ

    Отрицательная для ТСЖ судебная практика

    Собственник одного из жилых помещений обратился в ТСЖ с письменным заявлением, в котором просил разъяснить причины образовавшейся задолженности по оплате коммунальных услуг и неудовлетворительного оказания жилищно-коммунальных услуг. ТСЖ собственнику не ответило.

    Собственник помещения обратился в прокуратуру, которая возбудила дело об административном правонарушении по ст. 5.39 КоАП РФ и передала дело в суд. Суд согласился с позицией прокурора и в своём решении указал, что председатель ТСЖ нарушил:

    • положения ст. 138 ЖК РФ;
    • требования постановления Правительства РФ от 23.09.2010 № 731.

    Суд привлёк должностное лицо товарищества к административной ответственности за неправомерный отказ в предоставлении информации.

    Положительная для ТСЖ судебная практика

    Белгородский областной суд рассматривал иск собственника в ТСЖ, в котором житель ссылался на отсутствие информации на официальном сайте товарищества. Ранее прокуратура отказала собственнику в удовлетворении его требований и привлечении председателя ТСЖ к административной ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ.

    Суд пришел к выводу, что отсутствие информации на сайте нарушает законодательство о раскрытии информации организациями, осуществляющими деятельность по управлению МКД. Признаков неправомерного отказа в предоставлении информации допущено не было. Поэтому суд решил не привлекать председателя ТСЖ к ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ.

    Также, суд объяснил, что в соответствии со ст. 56 ГПК РФ, собственнику могут отказать в рассмотрении дела, если он не предоставит достаточных доказательств его обращения в ТСЖ с просьбой ознакомиться с документами.

    За что председателя ТСЖ привлекут к субсидиарной ответственности

    Споры за право снимать копии с документов

    В Краснодарском крае собственница помещения в МКД обратилась в суд с иском к ТСЖ. Она узнала, о проведении заочного собрания членов ТСЖ, на котором были переизбраны члены правления товарищества.

    Собственнице не понравилось принятое решение, и она обратилась с письменным запросом к председателю товарищества для ознакомления с результатами собрания и снятия копий с таких материалов, но в ТСЖ ей отказали.

    Суд решил, что председатель обязан предоставить собственникам помещений в МКД документы для ознакомления в течение не менее трёх часов подряд в течение рабочего дня без присутствия других граждан. При этом выписки с документов делать разрешено, а снимать фотокопии – нет.

    Председатель правления ТСЖ был не согласен с решением суда, просил, чтобы ознакомление собственника с документами проводилось в присутствии председателя и членов правления товарищества. Собственница помещения также осталась недовольна результатом процесса и просила разрешить ей снять копии и отменить ограничение на время ознакомления.

    Краевой суд оставил прежнее решение в силе, отметив, что право на снятие копий с документами не предусмотрено нормами жилищного законодательства РФ. Также ст. 143.1 ЖК РФ не содержит требований о присутствии председателя ТСЖ при ознакомлении с документами.

    Противоположное мнение можно найти в решении Люберецкого городского суда № 2-6305/2018. Собственник помещения в МКД обратился в суд с просьбой дать возможность ознакомиться с документами и снять копии с них.

    Суд указал, что за ТСЖ не закреплена обязанность предоставлять собственникам копии документов, но ознакомиться с документами собственник вправе и ТСЖ не может чинить препятствий в копировании документов.

    ТСЖ указал на то, что запрашиваемая собственником информация размещена на сайте. Но суд отметил, что на сайте имеются сканированные копии документов, а собственник имеет право ознакомиться с оригиналами документов согласно п. 3 ст. 143.1 ЖК РФ.

    Читайте, как оформить выход члена ТСЖ из товарищества

    Выводы

    • Ознакомиться с документами могут как члены ТСЖ, так и собственники помещений в МКД, не являющиеся членами товарищества.
    • ТСЖ обязано предоставить по запросу документы, перечисленные в ст. 143.1 ЖК РФ.
    • За отказ в предоставлении информации предусмотрена ответственность по ст. 5.39 КоАП РФ.
    • Советуем ознакомиться со сложившейся судебной практикой, особенно по предоставлению копий запрашиваемых документов. Порой суды выносят противоречивые решения.

    Хотите, чтобы в вашей ленте было больше статей и новостей о ЖКХ и эффективном управлении МКД? Тогда:– поддержите эту публикацию, нажав «палец вверх»

    Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a5864e93dceb7ffefabddd3/kakie-dokumenty-tsj-obiazano-predostavit-po-zaprosu-sobstvennika-5b226ef09d5cb384c02c6628

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.